Teletrabajo

Definición

El concepto de Teletrabajo es un concepto relativamente nuevo, muy ligado al desarrollo de las nuevas tecnologías y los cambios a nivel organizacional. Existen algunos conflictos entre los que son defensores radicales del mismo y los que consideran el teletrabajo un importante medio de “explotación” de los trabajadores.

Extraída del NTP 412: Teletrabajo: criterios para su implantación.

No se dispone de una definición clara sobre teletrabajo pero si un acuerdo generalizado de tres elementos básicos:

• El teletrabajo se refiere a una actividad profesional remunerada.
• La descentralización del lugar de trabajo.
• Los medios y la tecnología utilizada para desarrollar el trabajo.

Las fases a seguir a la hora de llevar a cabo adecuadamente la implantación del teletrabajo deben ser las siguientes:

Estudio de viabilidad

En esta fase se debe crear un equipo de trabajo encargado de la puesta en marcha del sistema de teletrabajo, para detectar y cuantificar los problemas potenciales en los que el teletrabajo puede constituir una solución. E identificar todos los aspectos que puedan quedar implicados, de forma que se consideren las necesidades de la organización en su totalidad, incluyendo aquí a las personas afectadas por la puesta en marcha del proyecto (mandos, dirección, trabajadores, grupos sindicales). Y calcular el potencial existente para el teletrabajo, incluyendo los departamentos o áreas de trabajo, personal con puestos de trabajo adecuados, nivel de interés...

Desarrollo de nuevos criterios de selección y procedimientos

En esta fase se deben definir: Los términos y condiciones en las que se va a participar en el proyecto de teletrabajo, los criterios de selección de los participantes y de los superiores, las posibles necesidades de formación que se van a plantear, los sistemas de apoyo que se van a ofrecer a los teletrabajadores cuando éstos estén trabajando, las necesidades de equipamiento, costes, servicios de mantenimiento, pólizas de seguro, sistemas de control... Aspectos legales relacionados con cuestiones de seguridad e higiene.

En relación al reclutamiento de trabajadores cabe destacar que el planteamiento más deseable es el de la opción voluntaria por el teletrabajo. Pero, no todo trabajo es adecuado para ser desarrollado a través de teletrabajo, ni todo trabajador reúne las condiciones para ello, ni todo mando o gestor está preparado para desarrollar sus tareas habituales en el marco del trabajo a distancia.

Inconvenientes

El teletrabajo presenta una serie de contras para los trabajadores. Destacando como uno de los más graves que para el trabajador puede implicar una pérdida de integración en la empresa. Igualmente, puede generarle una mayor vulnerabilidad por debilitarse su relación sindical, sentimientos de ser olvidado por parte de la empresa, sus posibilidades de promoción, etc. Menor comunicación con los compañeros de trabajo, peligro de aislamiento. Dificultad para encontrar un apoyo laboral y obtener respuesta en tiempo breve a consultas que se puedan formular.

Para reducir los problemas que ocasiona el teletrabajo en los propios trabajadores las corporaciones suelen aplicar: obligatoriedad de trabajar varios días en el centro de trabajo, establecimiento de reuniones con una cierta periodicidad o el uso de las tecnologías telemáticas para el establecimiento formal y regular de contactos (correo electrónico,...).

Las tecnologías de la comunicación pueden permitir la disponibilidad de 24 horas/día del trabajador, lo que puede generar sobreexplotación y pérdida de privacidad. Las horas de trabajo y la disponibilidad horaria son cuestiones que deben quedar claramente delimitadas y recogidas en el acuerdo de teletrabajo. Otro aspecto negativo para el trabajador, consiste en la transferencia de costes que antes no se soportaban como el incremento de gastos en teléfono, iluminación, calefacción, equipamiento, o acondicionamiento de un lugar de la casa...

Para la empresa se produce un incremento de costes en adaptación de la nueva organización del trabajo debido a posibles deficiencias en el intercambio de información o demoras en la toma de decisiones. Surge una dificultad añadida para mantener la confidencialidad de los procedimientos e información de la empresa. Menor control sobre los trabajadores. Una solución, puede consistir en el diseño de un adecuado sistema de comunicaciones que evite la percepción de pérdida de control de los mandos sobre los trabajadores.

También ocurre la Imposibilidad de supervisión directa del desarrollo del trabajo. La dispersión de los trabajadores puede generar un proceso de desestructuración y pérdida de imagen corporativa e incluso de pérdida de fidelidad de los trabajadores. Dado que el teletrabajo incorpora modificaciones a la organización habitual del trabajo y que es fuente de una serie de problemas específicos es recomendable que la negociación y establecimiento de las condiciones en que se va a enmarcar las relaciones de teletrabajo queden recogidas en un documento que sea complementario del contrato normal de trabajo. Si bien no existe obligación legal de realizar tal documento, su conveniencia viene dada por la necesidad de clarificar y especificar detalladamente aquellas áreas del trabajo que se van a ver modificadas.

Aspectos que es aconsejable contemplar en el documento complementario de la relación de teletrabajo:

• Condiciones. Aspectos como las horas de trabajo, el lugar de trabajo, la accesibilidad del trabajador a requerimientos de la empresa, las vacaciones, etc., han de ser recogidos en el documento. En cuanto al lugar de trabajo, algunas empresas exigen unas condiciones mínimas a cumplir por el área de la vivienda (o la vivienda en su conjunto) destinada a teletrabajar (que no sea un garaje, que pueda cerrarse con llave, que tenga un cierto espacio, etc.). También han de establecerse los momentos del día y los días de la semana en que el trabajador ha de estar accesible y disponible para la empresa. De esta forma se evita una disponibilidad de 24 horas e interrupciones continuas, permitiéndose al trabajador la organización de su tiempo de trabajo. Igualmente, se suele exigir la necesidad de cumplir unas mínimas condiciones del puesto de trabajo (silla de 5 apoyos, mesa adecuada, iluminación…). En algunas empresas se realiza una evaluación de riesgos in situ, en otros casos se reclama fotos de la estancia que demuestren que cumplen con las indicaciones.
• Métodos de trabajo Procedimientos y métodos formalizados de trabajo; a quién reportar, de qué forma, cuándo, etc., tipos de comunicación (teléfono, carta, fax, correo electrónico, periodicidad de reuniones, etc.).
• Remuneración.
• Concretar si se va a dar formación al teletrabajador, qué tipo de formación (aspectos ergonómicos de diseño del puesto, formación en tecnologías telemáticas,...), cuándo se va a impartir (al inicio del teletrabajo, formación continua,...), si se va a insertar en los planes generales de formación de la empresa, etc.
• La práctica habitual es que la situación de teletrabajo pueda terminar en cualquier momento en que lo demande una de las partes (empresa o trabajador), si bien se establece un periodo de preaviso mínimo (5 o 3 meses). En todo caso, la terminación del teletrabajo no suele afectar al contrato de trabajo, que sigue vigente.
• En la mayoría de los casos el equipamiento pertenece a la empresa, corriendo ésta con los costes de su mantenimiento.
• Costes Trabajar desde el hogar supone incurrir en una serie de costes entre los que se deben distinguir los costes variables de los fijos. Los primeros están formados por los derivados del consumo eléctrico: iluminación, funcionamiento equipo informático,...), de la calefacción, teléfono, material de oficina, etc. y entre los segundos, la amortización del equipo informático, mobiliario... Además se han de considerar también los posibles costes derivados de adaptación del nuevo lugar de trabajo (adaptación de la instalación eléctrica, sistemas de seguridad - contra robo, incendio- , cerraduras en puertas para proteger la confidencialidad de datos, etc. En general son las empresas quienes se hacen cargo de estos costes, si bien existen distintas formas de hacerlo e incluso, en ocasiones, ha sido precisamente la posibilidad de transferir todos estos costes al trabajador un argumento fundamental para implantar el teletrabajo. En el caso de los costes de teléfono lo más cómodo y sencillo es instalar una línea específica para el trabajo de forma que las facturas telefónicas sean imputables al trabajo, reembolsando la empresa (o cargando directamente a la empresa) el importe de la factura. Para el resto de gastos las empresas pueden adelantar una cantidad fija al mes, de forma que si el gasto excediera tal cantidad, la diferencia sería reembolsada previa presentación de facturas.
• Seguros Es conveniente que el documento de teletrabajo recoja en detalle qué aspectos han de estar cubiertos por pólizas de seguros (equipamiento, accidente, seguro de hogar, responsabilidad civil frente a terceros, robo incendio...), quién ha de contratar y quién ha de hacerse cargo del coste de los seguros. Ante la posibilidad de que puedan existir seguros del hogar previo, es conveniente llegar a un acuerdo para el reparto de los costes entre empresa y trabajador.
• Confidencialidad y seguridad de los datos Con la finalidad de proteger la confidencialidad de la información de la empresa, ésta puede establecer procedimientos sobre acceso a información, puede vetar la salida de ciertos documentos de la empresa, puede establecer sistemas de claves de acceso a la información estableciendo distintos niveles de confidencialidad, puede exigir la adopción de sistemas de seguridad en el hogar (antirrobo, cerraduras, ... )

A la hora de realizar la selección de teletrabajadores se debe intentar que sean independientes, con recursos suficientes para encontrar por sí mismos soluciones a los problemas, con capacidad de innovar. Es importante establecer canales y procedimientos de comunicación muy formalizados.

Ventajas

Por último, indicar que los trabajadores que utilizan el teletrabajo tienen grandes beneficios: como el ahorro en tiempos por desplazamientos entre hogar y oficina, ahorros en dinero derivados de la disminución de desplazamientos, tangibles en la reducción de costos de combustible o pagos de transporte público, ahorros y mejoras significativas en la alimentación y la salud, al consumir alimentos preparados en sus hogares, mejoras en la salud al reducir el estrés derivado de los desplazamientos y los gastos asociados, etc. Además, el teletrabajo ofrece oportunidades de incluir en la rutina diaria tiempo para el cuidado físico, reducción de la huella de carbono y el impacto ambiental producido por cada trabajador durante los desplazamientos y el consumo de energía en las oficinas, mejora en los lazos familiares y vecinales al tener mayor presencia física en el hogar y otros espacios de socialización. Y optimización de las actividades personales gracias al desarrollo de habilidades para la gestión del tiempo y las tareas.

Enlaces

Ver Accesibilidad y discapacidad.

Ver Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales.

Ver R.D. 216/1999 Empresas de trabajo temporal (ETT).

Elaborado por

Ana Frías Chicharro. Técnico de PRL, Calidad y MA con experiencia en grandes empresas. linkedin.